最近在做一些材料汇编,不同时期不同的人做的材料,里面自带了各种格式、样式,还有一些不规范的排版,如段落首行敲两个空格,扩大段间距使用空行,换页使用多个换行符等等,可能在排版初期看不出问题,后期如果涉及到调整、增删、制作目录的时候就会发现还不如自己从头来过。如果汇编材料多,那无疑是一项巨大的工程,在这里分享一下几个步骤,减少后期调整修改时间。
第一步:去掉空格,全选,点击居中或者ctrl+e,可去掉段落前和段落后多余的空格。
第二步:去掉多余空行,开始-编辑-替换,在查找内容中输入^p^p,在替换为中输入^p,替换对话框如下,多次点击全部替换,直至替换数量为1。(^p表示段落标记,此操作意思为将2个在一起的行替换为1行,直至替换到只剩下1行)
第三步:去掉多余的样式,设置正文样式,正文样式是word格式中最基础的样式,默认情况下,其他的样式都是基于正文样式变化的。如设置正文为小四宋体,行距1.5倍,首行缩进两个字符,点击开始-样式-在正文样式上右键点击选择更新正文以匹配所选内容。此步操作会使表格略有变形,因正文样式为首行缩进两个字符,在表中不需要缩进,所以需要选择表格,将表格的段落格式设置为无缩进,即可恢复原状。
第四步:开始-字体-清除样式,此操作会清除所有的样式,使所有文本都变成正文样式,如果需要保证整个材料汇编格式一致,建议操作此步,虽然后面需要重新一步步设置,但可以保证格式的统一,且易修改。
如果需要保留原文件的格式,可在粘贴选项中选择保留源格式,不清除样式。
第五步:设置需要列入目录的标题样式,如正文同样的操作,其他级别的标题根据实际需要设置。如需页中换页,可在当页最后一行,ctrl+enter,使文字下移到下一页。此操作可保证前一页内容增加后,下一页的标题仍在页面顶端。
在汇编过程中,还发现不同版本的word,wps之间可能会出现不能兼容的情况,所以尽量保证版本一致,否则会出现格式调整无效果或word崩溃的情况。
本文由梁桂钊于2023-08-28发表在梁桂钊的博客,如有疑问,请联系我们。
本文链接:https://720ui.com/9870.html