参考学习电子文件的归档（电子文件归档范围原则）

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归档范围

（一）电子文件归档范围

直接形成的对国家和社会具有保存价值的电子文件应当纳入归档范围，具体参照传统载体文件的归档范围。

常见电子文件类型归档范围如下：

（１）文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。

（２）政务服务事项电子文件归档范围参照《政务服务事项电子文件归档规范》执行。

（３）照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照《照片档案管理规范》《录音录像档案管理规范》执行。

（４）科技类电子文件的归档范围参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》等执行。

（５）邮件类电子文件的归档范围参照《公务电子邮件归档与管理规则》执行。

（６）网页类电子文件归档范围参照《政府网站网页归档指南》执行。

（７）社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

（二）元数据归档范围

电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档，具体归档范围：

（１）文书类电子文件应归档元数据按照《文书类电子文件元数据方案》等标准执行；

（２）政务服务事项电子文件应归档元数据按照《政务服务事项电子文件归档规范》执行；

（３）照片类电子文件应归档元数据按照《照片类电子档案元数据方案》执行；

（４）录音录像类电子文件应归档元数据按照《录音录像类电子档案元数据方案》执行；

（５）科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据可参照《文书类电子文件元数据方案》执行。

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归档程序

（一）收集

应在办公自动化系统、业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件及其元数据的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。

同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整，电子文件内容信息与其形成时保持一致，应能客观、完整地反映业务活动。以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

（二）整理

应以件为管理单位整理电子文件，并在电子文件拟制、办理或收集过程中基于办公自动化系统或业务系统完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。

（三）清点

清点分为提交归档责任方对拟归档电子文件总件数、元数据总条数的清点和接收归档方对交换的归档电子文件及其元数据数量的清点。

清点一般由系统自动完成，清点内容包括电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等，清点结果记录在归档说明文件中。

（四）检测

根据一定的方案，对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。

（五）登记

档案部门应将清点、检测合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为，登记归档电子文件。并依据清点、检测结果，按批次或归档年度填写《电子文件归档登记表》，完成电子文件的归档。

（六）编目

应对归档电子文件的元数据进行解析自动生成归档文件目录，在此基础上对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核、确认和修正，必要时对电子档案进行重新排序并重新编制文件级档号。

电子档案可沿用原归档电子文件的命名，或按规则将其自动转换为符合规范的文件级档号，同时更新相应的计算机文件名元数据。应根据实际需要按照《档案著录规则》的要求对电子档案做进一步著录，规范、客观、准确地描述主题内容与形式特征。

完成整理编目后，应将电子档案及其元数据归入电子档案管理系统正式库。

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归档时间及归档方式

（一）归档时间

电子文件的归档时间：（1）实时归档，即在电子文件办理完毕后即提交归档，一般只能采用全自动化、无需电子文件形成或办理部门干预的在线归档方式；（2）定期归档，即按固定周期定时启动归档程序，将电子文件及其元数据提交归档。各门类电子文件的归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年６月。

（二）归档方式

电子文件的归档方式：（1）按照电子文件实际的存储位置，分为逻辑归档与物理归档。（2）按照归档电子文件的传输方式，分为在线归档与离线归档。

应结合系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括：（1）web service归档接口；（2）中间数据库归档接口；（3）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

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归档格式

（一）电子文件的归档格式

电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持向长期保存格式转换。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照《版式电子文件长期保存格式需求》执行，可采用OFD、PDF／A格式。

各个类型的电子文件归档格式按照相关规定执行。

（二）元数据的归档格式

元数据的归档格式应根据归档接口以及元数据形成情况确定：

（１）经办公自动化系统、业务系统形成的各门类电子文件元数据以web service归档接口或归档电子文件及其元数据的规范存储结构作为归档接口时，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档；以中间数据库归档接口为归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可再由中间数据库导出数据库数据文件。

（２）声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET、XLS、DBF等格式归档。

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